Leistungsverzeichnis Gebäudereinigung – was hineingehört

Drei Angebote liegen auf dem Tisch, und keines lässt sich mit dem anderen vergleichen. Das eine rechnet nach Stunden, das zweite nach Fläche, das dritte nennt einen Pauschalbetrag und beschreibt die Leistung in vier Zeilen. Wer dann nachfragt, was genau in den Sanitärräumen passiert oder ob die Glastüren im Eingang dabei sind, bekommt drei unterschiedliche Antworten. Der Grund liegt fast nie bei den Angeboten selbst, sondern davor: Es gab keine gemeinsame Beschreibung dessen, was eigentlich gereinigt werden soll.

Genau diese Beschreibung ist das Leistungsverzeichnis. Es legt fest, welche Flächen in welchem Rhythmus mit welchen Tätigkeiten gereinigt werden – und was ausdrücklich nicht dazugehört. Ein gutes Leistungsverzeichnis macht Angebote vergleichbar, verhindert Streit im laufenden Vertrag und ist die Messlatte, an der die Qualität später überprüft wird. Ein schwaches Leistungsverzeichnis ist der häufigste Grund, warum eine Reinigung „nicht so läuft wie gedacht“.

Wozu ein Leistungsverzeichnis wirklich dient

Viele Auftraggeber sehen das Leistungsverzeichnis als Pflichtdokument für eine Ausschreibung. Tatsächlich erfüllt es drei Aufgaben, die auch bei einer ganz normalen Angebotsanfrage zählen.

Es macht Angebote vergleichbar. Erst wenn alle Anbieter dieselben Flächen, dieselben Tätigkeiten und denselben Turnus kalkulieren, sagen unterschiedliche Angebote etwas über Effizienz und Organisation aus – und nicht nur darüber, wer weniger Leistung angenommen hat.

Es ist die Grundlage des Vertrags. Was im Leistungsverzeichnis steht, ist geschuldet. Was dort fehlt, ist es im Zweifel nicht. Jede Lücke wird im laufenden Betrieb zu einer Diskussion oder zu einem Zusatzauftrag.

Es ist die Messlatte für die Qualität. Eine Beschwerde wie „die Büros sind nicht sauber“ lässt sich kaum bearbeiten. „Die Schreibtischflächen in den Büros im zweiten Obergeschoss wurden laut Plan zweimal wöchentlich feucht gewischt, sind aber staubig“ dagegen schon. Diese Genauigkeit entsteht nur, wenn sie vorher aufgeschrieben wurde.

Der Ausgangspunkt: das Raumbuch

Bevor Tätigkeiten beschrieben werden, braucht es eine Bestandsaufnahme. Im Raumbuch steht jeder Raum oder jede Raumgruppe mit den Angaben, die den Reinigungsaufwand bestimmen:

• Bezeichnung und Lage – Etage, Gebäudeteil, Raumnummer, damit Plan und Wirklichkeit zusammenpassen.
• Nutzungsart – Büro, Besprechung, Sanitär, Teeküche, Verkehrsfläche, Lager, Empfang, Behandlungsraum.
• Fläche – möglichst aus aktuellen Plänen, nicht geschätzt. Abweichungen von wenigen Prozent summieren sich über ein ganzes Objekt.
• Bodenbelag – Fliesen, Linoleum, PVC, Naturstein, Parkett, Teppich. Davon hängen Verfahren, Pflegemittel und periodische Leistungen ab.
• Ausstattung und Besonderheiten – Anzahl der Waschbecken, WCs und Urinale, Glastrennwände, Küchenzeilen, empfindliche Oberflächen, Technik, die nicht berührt werden darf.
• Nutzungsintensität – wie viele Personen den Raum nutzen und ob Publikumsverkehr von außen dazukommt.

Das Raumbuch klingt nach viel Arbeit. Bei den meisten Objekten lässt es sich aber aus vorhandenen Grundrissen und einer gemeinsamen Begehung in überschaubarer Zeit erstellen. Es ist die Investition, die alle späteren Schritte erst belastbar macht.

Tätigkeiten je Raumgruppe beschreiben

Der häufigste Fehler im Leistungsverzeichnis ist die Pauschalformulierung: „Büros reinigen“, „Sanitär reinigen“, „Böden wischen“. Solche Sätze lassen offen, was genau passiert. Besser ist eine Liste der einzelnen Tätigkeiten je Raumgruppe, jeweils mit Turnus. Für eine typische Gewerbe- oder Verwaltungsfläche gehört Folgendes hinein:

Büro- und Besprechungsräume

• Papierkörbe leeren, Beutel wechseln, Wertstoffe getrennt entsorgen
• Hartböden feucht wischen, textile Beläge saugen
• Freie Schreibtischflächen, Fensterbänke und Ablagen feucht reinigen
• Türen, Türgriffe, Lichtschalter von Fingerspuren befreien
• Besprechungstische und Stühle reinigen

Sanitärräume

• WCs, Urinale, Waschbecken und Armaturen reinigen
• Spiegel, Fliesen im Spritzbereich, Trennwände reinigen
• Böden nass reinigen
• Seife, Papierhandtücher und Toilettenpapier auffüllen – mit klarer Regelung, wer das Material stellt

Teeküchen und Sozialräume

• Arbeitsflächen, Spülen, Fronten der Einbauten reinigen
• Außenflächen von Kühlschrank, Kaffeemaschine, Mikrowelle reinigen
• Geschirr – ob es dazugehört, muss ausdrücklich geregelt sein

Verkehrsflächen und Eingangsbereich

• Böden in Fluren, Treppenhäusern und Aufzügen reinigen
• Sauberlaufzonen und Schmutzfangmatten aussaugen
• Glastüren im Eingang, Handläufe und Aufzugsbedienfelder reinigen

Die Liste muss nicht jedes Detail eines Reinigungsgangs enthalten. Sie muss aber so genau sein, dass zwei Anbieter sie gleich verstehen. Ein brauchbarer Test: Würde eine neue Reinigungskraft, die das Objekt nicht kennt, mit dieser Liste wissen, was zu tun ist?

Turnus und Zeitfenster

Zu jeder Tätigkeit gehört ein Rhythmus – täglich, mehrmals wöchentlich, wöchentlich, monatlich. Sinnvoll ist ein eigener Turnus je Raumgruppe statt eines einheitlichen Rhythmus für das ganze Objekt. Wie man den passend festlegt, haben wir im Beitrag Unterhaltsreinigung: Welche Intervalle sind sinnvoll? ausführlich beschrieben.

Ebenso wichtig wie der Turnus ist das Zeitfenster: Wann darf gereinigt werden? Vor Arbeitsbeginn, nach Feierabend, während des Betriebs? Gibt es Räume, die nur zu bestimmten Zeiten zugänglich sind, etwa Behandlungsräume oder Serverräume? Ein zu enges Zeitfenster verändert die Planung grundlegend, weil dann mehr Personal gleichzeitig im Objekt sein muss. Diese Angabe gehört deshalb von Anfang an ins Leistungsverzeichnis und nicht erst in das Gespräch nach Vertragsbeginn.

Periodische Leistungen getrennt ausweisen

Neben der laufenden Unterhaltsreinigung gibt es Leistungen, die nur wenige Male im Jahr anfallen, aber einen großen Teil des Gesamtaufwands ausmachen. Sie gehören in einen eigenen Abschnitt, jeweils mit Häufigkeit pro Jahr:

• Grundreinigung und Neueinpflege von Hartböden
• Zwischen- und Grundreinigung textiler Beläge
• Glas- und Fensterreinigung innen und außen, inklusive Rahmen
• Jalousien, Lamellen und Heizkörper
• Hochflächen wie Schrankoberseiten, Leuchten, Lüftungsauslässe

Fehlen diese Positionen, wirken Angebote auf den ersten Blick günstiger, als sie sind. Die Leistungen werden dann später einzeln beauftragt – oder gar nicht, mit der Folge, dass Böden und Oberflächen über die Jahre sichtbar nachlassen. Mehr zur Abgrenzung finden Sie auf unserer Seite zur Grundreinigung.

Was außer Flächen und Tätigkeiten hineingehört

Ein vollständiges Leistungsverzeichnis regelt auch die Rahmenbedingungen. Sie entscheiden oft mehr über den reibungslosen Ablauf als die Tätigkeitsliste selbst.

• Verbrauchsmaterial: Wer stellt Seife, Papier, Müllbeutel? Wer bestellt nach, wer lagert?
• Reinigungsmittel und Geräte: Stellt sie der Dienstleister? Gibt es Vorgaben, etwa für bestimmte Bodenbeläge, die der Hersteller nur mit bestimmten Mitteln freigibt?
• Schlüssel und Zugang: Wie werden Schlüssel oder Transponder übergeben, wer darf welche Bereiche betreten, wie wird die Alarmanlage gehandhabt?
• Abfall: Wohin wird entsorgt, welche Fraktionen werden getrennt, wer stellt die Behälter an die Straße?
• Ansprechpartner und Meldewege: Wer meldet Mängel, an wen, auf welchem Weg, und in welcher Zeit wird reagiert?
• Qualitätskontrolle: Wie oft und von wem wird kontrolliert, und wie werden Ergebnisse festgehalten?
• Sonderreinigungen: Wie werden Leistungen außerhalb des Plans beauftragt und abgerechnet – etwa nach einem Wasserschaden oder vor einer Veranstaltung?

Für Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen und Lebensmittelbetriebe kommt ein weiterer Punkt hinzu: Dort richtet sich die Reinigung nach dem Hygieneplan der Einrichtung. Das Leistungsverzeichnis muss auf diesen Plan verweisen und darf ihm nicht widersprechen.

Typische Lücken, die später Ärger machen

Flächen, die niemand zugeordnet hat. Treppenhäuser in gemischt genutzten Gebäuden, Tiefgaragenzugänge, Müllräume, Außentreppen. Sie fallen im Raumbuch gern heraus, weil sie keiner Abteilung gehören.

„Nach Bedarf“ als Turnus. Die Formulierung klingt flexibel, ist im Vertrag aber kaum zu fassen. Wer entscheidet, wann Bedarf besteht? Besser ist ein fester Turnus mit der Möglichkeit, ihn gemeinsam anzupassen.

Veraltete Flächenangaben. Umbauten, neue Trennwände, zusätzliche Mietflächen – das Leistungsverzeichnis von vor fünf Jahren beschreibt oft ein anderes Gebäude als das heutige.

Fehlende Abgrenzung. Was nicht dazugehört, sollte ebenso klar sein wie das, was dazugehört. Etwa: Bildschirme und Tastaturen werden nicht gereinigt, Pflanzen werden nicht gegossen, Geschirr wird nicht gespült.

Checkliste zum Mitnehmen

Bevor Sie ein Leistungsverzeichnis an Anbieter geben, lohnt sich ein letzter Blick auf diese Punkte:

1. Ist jeder Raum mit Nutzung, Fläche und Bodenbelag erfasst?
2. Sind die Räume in Gruppen mit eigenem Turnus eingeteilt?
3. Sind die Tätigkeiten je Gruppe einzeln aufgeführt statt pauschal beschrieben?
4. Stehen periodische Leistungen getrennt und mit Häufigkeit pro Jahr darin?
5. Sind Zeitfenster und Zugangsregeln festgelegt?
6. Ist geklärt, wer Verbrauchsmaterial, Mittel und Geräte stellt?
7. Gibt es einen benannten Ansprechpartner und einen klaren Meldeweg?
8. Ist beschrieben, wie und wie oft die Qualität kontrolliert wird?
9. Steht drin, was ausdrücklich nicht zur Leistung gehört?

Wenn Sie anschließend mehrere Angebote nebeneinanderlegen, hilft unser Beitrag Angebote für Büroreinigung vergleichen: Wovon der Preis abhängt beim Einordnen.

Wie wir mit Leistungsverzeichnissen arbeiten

Liegt ein Leistungsverzeichnis vor, prüfen wir es bei der Begehung gegen das tatsächliche Objekt und weisen auf Lücken hin, bevor wir ein Angebot schreiben. Gibt es noch keines, erstellen wir es gemeinsam mit Ihnen: Raum für Raum, mit Turnus je Raumgruppe und den periodischen Leistungen getrennt ausgewiesen. Unser Angebot folgt dann genau dieser Struktur, sodass Sie sehen, was enthalten ist und was nicht.

Umgesetzt wird der Plan von eigenen, fest angestellten Mitarbeitenden – nicht von wechselnden Subunternehmern. Dieselben eingearbeiteten Leute kommen in Ihr Objekt und kennen das Leistungsverzeichnis. Für Rückfragen und Anpassungen haben Sie einen festen Ansprechpartner, der die Flächen selbst gesehen hat. Mehr zu einzelnen Objektarten finden Sie auf unseren Seiten zur Büroreinigung, zur Treppenhausreinigung und zur Praxis- und Krankenhausreinigung.

Der nächste Schritt

Sie möchten ein Leistungsverzeichnis für Ihr Objekt erstellen oder ein vorhandenes überprüfen lassen? Wir sehen uns die Flächen vor Ort an und erarbeiten mit Ihnen eine Beschreibung, auf deren Grundlage Sie Angebote wirklich vergleichen können.

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Glanz Dienstleistungen ist seit 2018 in Koblenz zu Hause und betreut Objekte in der Stadt und im Umkreis von rund 30 Kilometern.