Drei Angebote liegen auf dem Tisch. Eines ist deutlich günstiger als die anderen beiden, eines ist dafür das einzige, bei dem die Sanitärräume ausdrücklich erwähnt werden. Alle drei nennen einen Monatsbetrag. Und trotzdem lässt sich nicht sagen, welches das beste ist. Der Grund ist fast nie ein überteuertes Angebot, sondern dass die drei gar nicht dieselbe Arbeit beschreiben.
Kurz gesagt:
- Es gibt keine Norm dafür, was „Büroreinigung“ umfasst — deshalb sind Angebote ohne Leistungsverzeichnis nicht vergleichbar.
- Nicht die Quadratmeterzahl bestimmt den Aufwand, sondern der Zuschnitt: viele Einzelbüros kosten mehr Zeit als eine offene Fläche gleicher Größe.
- Der Turnus ist der stärkste Hebel auf den Preis — und der, an dem sich am sinnvollsten steuern lässt.
- Ein belastbares Angebot benennt auch, was nicht enthalten ist, und entsteht nach einer Objektbesichtigung.
- Wer allen Anbietern dieselbe Grundlage vorgibt, bekommt Angebote, die sich Zeile für Zeile nebeneinanderlegen lassen.
Inhaltsverzeichnis
- Warum sich zwei Angebote fast nie direkt vergleichen lassen
- Die sechs Faktoren, die den Preis tatsächlich bestimmen
- Woran Sie ein belastbares Angebot erkennen
- So machen Sie drei Angebote wirklich vergleichbar
- Wie wir das handhaben
- FAQ
Warum sich zwei Angebote fast nie direkt vergleichen lassen
In der Gebäudereinigung gibt es keine Norm dafür, was „Büroreinigung“ umfasst. Der eine Anbieter versteht darunter Böden, Papierkörbe und Oberflächen. Der nächste rechnet die Sanitärräume selbstverständlich mit ein, der dritte führt sie als eigene Position, und beim vierten tauchen sie gar nicht auf — nicht aus Unehrlichkeit, sondern weil er davon ausgeht, dass man danach schon fragen wird.
Dasselbe gilt für den Turnus. „Regelmäßige Reinigung“ kann fünfmal die Woche bedeuten oder zweimal. Ob das teurer oder günstiger wirkt, hängt dann nur davon ab, wie die Zahl aufgeschrieben wurde.
Solange diese Unterschiede im Text versteckt sind, vergleicht man keine Preise, sondern Formulierungen.
Die sechs Faktoren, die den Preis tatsächlich bestimmen
1. Die Fläche — aber nicht nur die Quadratmeterzahl
Die Fläche ist der offensichtliche Faktor, aber sie erklärt weniger, als man denkt. Entscheidend ist der Zuschnitt: Zwölf kleine Einzelbüros auf derselben Fläche wie ein Großraum bedeuten zwölfmal Tür auf, Tür zu, zwölf Papierkörbe, zwölf Schreibtischinseln. Der Aufwand liegt deutlich über dem einer offenen Fläche gleicher Größe.
2. Der Turnus
Wie oft gereinigt wird, ist der stärkste einzelne Hebel auf den Preis — und der, an dem sich am meisten sinnvoll steuern lässt. Nicht jeder Raum braucht denselben Rhythmus. Verkehrsflächen und Sanitärräume vertragen in der Regel keine Streckung, Archive und selten genutzte Besprechungsräume sehr wohl.
3. Bodenbelag und Ausstattung
Hartboden und Teppich verhalten sich völlig unterschiedlich, im täglichen Aufwand wie in der Werterhaltung. Dazu kommt, wie groß der Anteil an Sanitär- und Küchenflächen ist: Das sind die Bereiche mit dem höchsten Zeitaufwand je Quadratmeter und zugleich die, an denen Mitarbeitende und Besucher Sauberkeit zuerst bemerken.
4. Zugänglichkeit und Zeitfenster
Ob außerhalb der Bürozeiten gereinigt wird, ob ein Schließdienst nötig ist, ob eine Alarmanlage bedient werden muss, ob Aufzüge zur Verfügung stehen — all das wirkt auf den Aufwand. Ein enges Zeitfenster am frühen Morgen bindet mehr Personal gleichzeitig als ein weites am Abend.
5. Nutzungsintensität
Ein Büro mit fünfzehn Beschäftigten und wenig Publikumsverkehr ist etwas anderes als eine Fläche mit Kundenempfang, Schulungsraum und Durchgangsverkehr. Die Quadratmeter sind dieselben, der Verschmutzungsgrad ist es nicht.
6. Die Leistungstiefe
Und schließlich: Was ist enthalten, was nicht? Glasflächen im Innenbereich, Fenster, periodische Grundreinigungen, Verbrauchsmaterial für die Sanitärräume, Winterdienst am Eingang — jede dieser Positionen kann im Preis stecken oder eben nicht. Ein Angebot ohne diese Angaben ist kein günstiges Angebot, sondern ein unvollständiges.
Profi-Tipp: Was selten Spielraum lässt, ist der Personalanteil. Löhne sind in der Gebäudereinigung der mit Abstand größte Kostenblock und tariflich gebunden. Wer deutlich unter dem Üblichen anbietet, spart diese Kosten nicht weg — er kalkuliert entweder weniger Zeit ein, als die Fläche braucht, oder er arbeitet mit wechselnden Subunternehmern. Beides zeigt sich nicht im Angebot, sondern im dritten Monat.
Woran Sie ein belastbares Angebot erkennen
Es gibt ein Leistungsverzeichnis. Also eine Aufstellung, welche Raumgruppen in welchem Turnus mit welchen Tätigkeiten bearbeitet werden. Ohne diese Aufstellung ist jede Preisangabe eine Behauptung.
Es steht drin, was nicht enthalten ist. Das klingt banal, ist aber der wichtigste Satz in jedem Angebot. Anbieter, die Ausschlüsse benennen, haben das Objekt verstanden.
Es gibt einen benannten Ansprechpartner. Nicht eine Servicenummer, sondern eine Person, die das Objekt kennt und die man bei einer Reklamation direkt erreicht.
Es ist geregelt, was bei Ausfall passiert. Urlaub und Krankheit sind keine Ausnahme, sondern Normalbetrieb. Wie die Vertretung organisiert ist, entscheidet darüber, ob die Qualität über das Jahr stabil bleibt.
Es ist klar, wer das Verbrauchsmaterial stellt. Seife, Papier, Hygienebeutel — eine kleine Position, die nachträglich für Diskussionen sorgt, wenn sie offengelassen wurde.
Es gab eine Objektbesichtigung. Ein Angebot, das ohne Begehung allein auf Basis einer Quadratmeterzahl entsteht, kann nur eine Schätzung sein. Es wird entweder später teurer oder es wird schlechter gereinigt, als beide Seiten gedacht haben.
So machen Sie drei Angebote wirklich vergleichbar
Der wirksamste Schritt liegt vor dem Angebot, nicht danach:
- Geben Sie allen Anbietern dieselbe Grundlage. Ein eigenes, kurzes Leistungsverzeichnis mit Raumgruppen, Flächen und gewünschtem Turnus reicht. Dann rechnen alle dasselbe.
- Nennen Sie das Zeitfenster. Wann darf gereinigt werden, wer öffnet, wer schließt.
- Lassen Sie nach Positionen aufschlüsseln. Unterhaltsreinigung, Sanitär, Glas, periodische Leistungen, Verbrauchsmaterial — getrennt ausgewiesen.
- Fragen Sie nach der Vertretungsregelung. Und danach, ob mit eigenen Mitarbeitenden oder mit Subunternehmern gearbeitet wird.
- Klären Sie Laufzeit und Preisanpassung. Beides gehört ins Angebot, nicht in ein späteres Gespräch.
Wenn Sie diese fünf Punkte vorgeben, bekommen Sie Angebote, die sich Zeile für Zeile nebeneinanderlegen lassen. Erst dann sagt der Preis etwas aus.
Wie wir das handhaben
Wir besichtigen jedes Objekt, bevor wir ein Angebot schreiben — anders lässt sich weder der Zuschnitt noch die Nutzungsintensität einschätzen. Aus der Begehung entsteht ein Leistungsverzeichnis mit Turnus je Raumgruppe, und daraus ein Festpreis, in dem keine Position offenbleibt.
Gereinigt wird von eigenen, fest angestellten Mitarbeitenden — über 80 sind es inzwischen. Das ist der Grund, warum bei Urlaub und Krankheit jemand einspringt, der das Objekt bereits kennt, statt dass kurzfristig ein fremdes Team davorsteht. Und es gibt einen festen Ansprechpartner für Ihr Objekt, der Ihre Fläche gesehen hat und den Sie direkt erreichen.
Glanz Dienstleistungen ist seit 2018 in Koblenz zu Hause und betreut Objekte in der Stadt und im Umkreis von rund 30 Kilometern — von der einzelnen Bürofläche bis zum Objekt mit mehreren Etagen. Wie das im laufenden Betrieb aussieht, steht auf der Seite zur Unterhaltsreinigung.
FAQ
Warum sind Angebote für dieselbe Fläche so unterschiedlich?
Weil sie meist unterschiedliche Leistungen beschreiben. Ohne einheitliches Leistungsverzeichnis rechnet jeder Anbieter mit eigenen Annahmen zu Turnus, Sanitärbereichen und periodischen Arbeiten. Erst wenn alle dieselbe Vorgabe bekommen, wird der Preis aussagekräftig.
Was gehört in ein Leistungsverzeichnis?
Die Raumgruppen mit ihren Flächen, der gewünschte Turnus je Raumgruppe und die Tätigkeiten, die dort ausgeführt werden sollen. Ergänzend das Zeitfenster für die Reinigung und die Regelung zum Verbrauchsmaterial.
Woran erkenne ich ein unrealistisch günstiges Angebot?
Typisch sind fehlende Angaben zum Turnus je Raumgruppe, keine Aussage zu Ausschlüssen und kein Vor-Ort-Termin vor der Angebotserstellung. Wer deutlich unter dem Üblichen liegt, kalkuliert meist weniger Zeit ein, als die Fläche tatsächlich braucht.
Sollte vor dem Angebot eine Besichtigung stattfinden?
Ja. Zuschnitt, Bodenbeläge, Sanitäranteil und Zugänglichkeit lassen sich aus einer Quadratmeterzahl nicht ableiten. Ein Angebot ohne Begehung ist eine Schätzung, die sich später in beide Richtungen korrigieren muss.
Wie oft sollte ein Büro gereinigt werden?
Das hängt von der Nutzungsintensität ab und lässt sich je Raumgruppe unterschiedlich festlegen. Verkehrsflächen und Sanitärräume vertragen selten eine Streckung, Archive und selten genutzte Besprechungsräume dagegen gut.
